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So planen Sie eine Veranstaltung (die Grundlagen)


Egal, ob Sie eine Party für 10 Personen oder einen öffentlichen Vortrag für 1000 Personen planen, es gibt Schritte, die jede Veranstaltung zum Erfolg führen. Wir können nicht alles in diesem Handbuch behandeln, aber hier sind einige Grundlagen.

WARUM? Bestimmen Sie, was das Ziel und der Zweck der Veranstaltung ist (zu feiern, zu erziehen, Spenden zu sammeln, das Bewusstsein zu schärfen, jemanden zu ehren, einen besonderen Termin zu markieren usw.). Beachten Sie dies während des Organisationsprozesses.

WAS? Welche Art von Veranstaltung möchten Sie organisieren? Ist es formell oder informell? Feierlich oder feierlich? Klein oder groß? Offen für die Öffentlichkeit oder nur auf Einladung? Ein paar Stunden oder den ganzen Tag?

WER? Wer ist das Publikum oder die Leute, die Sie zu Ihrer Veranstaltung mitbringen? Freunde und Familie der Geburtstagsperson? Die breite Öffentlichkeit? Ein bestimmter Wahlkreis wie junge Leute oder Frauen?

WO? Die Art Ihrer Veranstaltung bestimmt, wo Sie sie abhalten. Es könnte bei jemandem zu Hause oder in einer Miethalle sein. Die Art des Veranstaltungsortes hängt auch von Ihrem Budget und der Anzahl der Personen ab, die Sie erwarten.

BUDGET - Wie viel Geld müssen Sie für diese Veranstaltung investieren? Was hoffen Sie zu erhöhen, wenn es eine Spendenaktion ist? Stellen Sie ein detailliertes Budget zusammen, das alle erwarteten Ausgaben und prognostizierten Einnahmen enthält.

PLANEN SIE IHREN KALENDER - je mehr Zeit Sie planen müssen, desto besser wird Ihre Veranstaltung. Planen Sie für die meisten Veranstaltungen idealerweise mehrere Monate im Voraus. Stellen Sie einen Aufgabenkalender zusammen, der zur Veranstaltung führt.

DAS TEAM - Stellen Sie Ihre Crew zusammen, um bei der Arbeit im Vorfeld der Veranstaltung sowie bei der Veranstaltung selbst zu helfen. Wie viele davon abhängen, hängt von der Art des jeweiligen Ereignisses ab. Je mehr, desto besser!

Wenden Sie sich an Freunde, Familienmitglieder, Mitarbeiter, Kommilitonen und bezahlte Mitarbeiter, um zu helfen. Stellen Sie sicher, dass die Leute wissen, was ihre Aufgaben sind, und dass Sie über Kommunikation verfügen, um ständig einchecken und nachverfolgen zu können.

VERBREITEN SIE DAS WORT - Während die Art der Veranstaltung bestimmt, welche Art von Reichweite Sie nutzen, gibt es viele Variationen, von gedruckten formellen Einladungen über Flyer bis hin zu E-Mail- und Facebook-Ankündigungen.

MEDIEN - Für einige Veranstaltungen möchten Sie Pressemitteilungen herausgeben und Ankündigungen in Radio und Fernsehen erhalten, um das Wort zu verbreiten. Bezahlte Anzeigen in lokalen Zeitungen helfen ebenso wie kostenlose Ankündigungen über soziale Medien.

LISTEN - Listen halten die Dinge organisiert. Erstellen Sie Aufgabenlisten - unterteilen Sie sie nach Hauptbereichen oder dem Kalender. Haben Sie eine Liste aller Personen, die an Aufgaben arbeiten. Einkaufslisten erstellen. Telefonlisten. Presselisten. Usw.

INHALT - Hier ist nicht genügend Platz vorhanden, um über Planungsdetails für alle verschiedenen Veranstaltungen zu sprechen. Finden Sie im Grunde heraus, was Sie für die Art von Veranstaltung benötigen, die Sie planen. Einige Beispiele...

KINDERGEBURTSTAGSFEIER - Einige Dinge, die Sie möglicherweise benötigen: Essen, Getränke, Kuchen, geplante Aktivitäten (z. B. Spiele, Sprungbrett, Zauberer usw.), Partyartikel, Planen, wie Gäste begrüßt werden sollen, wie Geschenke geöffnet werden usw.

VORTRAG - Einige Dinge, die Sie möglicherweise benötigen: Dozent, Moderator, Mikrofon / Soundsystem, Podium, Stühle für das Publikum, Beleuchtung, Snacks, Programme, Signiertisch, Schilder, Abendkasse, Sicherheit usw.

BANKETT - Einige Dinge, die Sie möglicherweise benötigen: Essen, Getränke, Tische, Stühle, Bettwäsche, Geschirr, Mittelstücke, Dekorationen, Unterhaltung, Programmleiter, Person, die Spendenaktionen durchführen soll, Server, Namensschilder usw.

DER TAG VON - Stellen Sie sicher, dass Sie in Topform sind - gut ausgeruht, genährt und organisiert. Machen Sie eine stündliche Aufschlüsselung der Aufgaben des Tages, aber seien Sie auch auf unvorhergesehene Probleme vorbereitet. Haben Sie Support- und Backup-Pläne.

NACH DEM EREIGNIS - Follow-up ist besonders wichtig, wenn Sie zukünftige Ereignisse planen. Lassen Sie sich von Ihrem Team bewerten, was funktioniert hat und was nicht. Senden Sie ein Dankeschön an alle, die es möglich gemacht haben.

Ich hoffe, dieser Leitfaden war hilfreich bei der Planung Ihrer Veranstaltung. Wenn ja, es! Wenn Sie eine bestimmte Frage haben, lassen Sie es mich wissen. Oder Vorschläge. Denken Sie daran, Spaß zu haben und zu wissen, dass andere Ihre Bemühungen wirklich schätzen.


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